Étude de cas Intranet

Pour que vos employés et partenaires aient accès à l'information nécessaire.

Vous désirez mettre en place un site intranet pour votre organisation ou refaire celui en place, mais ne savez pas quelle technologie utiliser, par où commencer, les démarches à effectuer? Mon expérience vous permettra d’arriver, à juste coût, à votre projet désiré. Je suis en mesure de vous accompagner dès le départ afin de bien évaluer les besoins, proposer les solutions adéquates et implanter le tout au besoin.

 

Voici une étude de cas Intranet à titre d’exemple.

Centre jeunesse de Montréal – Institut universitaire

La problématique

3000 employés, répartis dans 15 installations. Une dizaine de directions qui ont besoin de communiquer aux employés. Cinq plateformes (Lotus Notes et Wikis) utilisées séparément. Une arborescence existante basée sur l’organigramme.

Le mandat

En collaboration avec l’équipe TI, gérer la refonte complète de l’intranet au CJM-IU en utilisant le logiciel SharePoint : s’approprier la technologie, établir l’arborescence, définir les fonctionnalités requises, créer l’aspect visuel, développer la formation et le plan de transition, établir le plan de gouvernance.

L’objectif ultime :

rendre tous les contenus accessible en deux clics ou moins!

Solution #1

Établir une arborescence par sujets/thèmes : les employés ne savent pas de quelle direction relève tel ou tel dossier.

Solution #2

Utiliser une interface simple, claire et uniforme : afin que les utilisateurs retrouvent facilement les informations dans les différentes pages gérées par divers contributeurs, une maquette commune a été développée.

Solution #3

Paramétrer le moteur de recherche et les fonctionnalités de SarePoint :  le moteur de recherche de SharePoint étant extrêmement puissant, les résultats ont été limités à certains types de documents afin de faciliter la vie aux utilisateurs. Mêmes chose du côtés des fonctionnalités, alors que l’emphase a été mise sur les éléments requis.

Solution #4

L’utilisation d’un méga-menu : simplement en survolant les items principaux du menu, une multitude de sous-sections et de pages sont offerts aux gens. Sans avoir à cliquer, ils peuvent trouver la page désirée.

Solution #5

Une concertation constante : un travail d’équipe, avec l’équipe des TI, les utilisateurs, les contributeurs pour assurer une appropriation et un transfert en douceur.

Le résultat?

Un mandat réalisé plus rapidement que prévu

Prévu avec un échéancier de 12 mois, le projet a été complété en neuf mois.

Une recherche améliorée

Grâce à la navigation améliorée et le moteur de recherche, les gens ont accès plus facilement et rapidement aux informations recherchées.

Une meilleure gestion des contenus

Avec la mise en place d’une structure de gouvernance claire, la mise à jour des contenus a été facilitée, assurant aux utilisateurs une information de qualité.

Une satisfaction sans équivoque

Les utilisateurs ont tous adopté rapidement le nouvel intranet grâce à sa simplicité d’utilisation, sa convivialité et son efficacité.

Au final

Un succès… ni plus ni moins.

  • Taux de satisfaction après un an 95%
  • Recherches se terminant en 2 clics ou moins 92%